يتطلب استلام الدفعة ربط الخصائص التعاقدية بالوحدات المفحوصة فعلياً. ولا يصف صندوق عشوائي تلقائياً كامل التوريد. يجب تحديد خطة التحقق وحدود تعميم النتيجة قبل فتح العينات أو خلطها.
تحديد هوية التوريد
اجمع العقد والمتطلبات الفنية والمواصفات ومستندات التوريد والتعديلات ذات الصلة. وثّق الكمية الفعلية والتغليف والوسم والحالة. وإذا اشتمل التوريد على طرازات أو دفعات مختلفة فاحتفظ بهذا التمييز في الجرد وبرنامج التحقق.
كيفية وصف العينة
- المجموعة التي اختيرت منها الوحدات.
- طريقة الاختيار ومن نفذه.
- العبوات المفتوحة وكيفية تمييزها.
- المؤشرات المفحوصة وأسس فحصها.
- ما بقي خارج المعاينة أو الاختبار.
جدول أوجه عدم المطابقة
لكل بند حدد المتطلب والمؤشر المثبت وطريقة التحقق والعينة المحددة. فمثلاً يُربط اختلاف الحجم ببند المواصفات وقياس قابل للتكرار. وعبارة «سلعة بجودة مختلفة» دون علامة ومعيار لا تفسر مضمون الاختلاف.
المستندات والخصائص الفعلية
غياب مستند المطابقة وعدم مطابقة السلعة المثبت أمران مختلفان. كما لا يثبت الوسم الصحيح تلقائياً كل مؤشر داخل المنتج. تُختار الفحوص حسب الخصائص والمتطلبات المطبقة دون استبدال الاختبار بمعاينة خارجية.
عند الحاجة لتحليل مخبري يُتفق على صلاحية العينات وطريقة تسليمها وكفاءة المنفذ. ويجب أن تحتفظ بيانات الاختيار بارتباطها بالتوريد المستلم وألا تضيع بين المستودع والمختبر.
حدود الإجابة النهائية
يجب أن يوضح التقرير ما فُحص مباشرة وأساس تعميم النتيجة على وحدات أخرى. وإذا كانت العينة غير كافية فلا تُزال هذه الحدود بعبارة عامة عن تفاوت الجودة.
تعتمد إجراءات الاستلام وتوثيق الخلافات على العقد ونظام الشراء المطبق. ولا يلغي الفحص الفني إجراءات الجهة المشترية اللازمة ولا يضمن نتيجة النزاع. ويُفيد إرسال المتطلبات والشكوك المحددة للمتخصص قبل بدء الفحوص الإتلافية.