आधार
अनुबंध, विनिर्देश सूची, तकनीकी आवश्यकताएँ और लागू दस्तावेज़ अपरिवर्तित संस्करण में रखें।
अभिलेखन
प्राप्ति की तारीख और परिस्थितियाँ, पैकेजिंग, मात्रा और माल की स्थिति दर्ज करें।
प्रश्न
हर तकनीकी प्रश्न को दस्तावेज़ के विशिष्ट बिंदु और जाँच की संभावना से जोड़ें।
स्थिति
न्यायालय से बाहर की रिपोर्ट न्यायालय द्वारा नियुक्त जाँच का विकल्प नहीं है; खरीद और स्वीकृति के निर्णय अधिकृत व्यक्ति लेते हैं।